За останні півроку формат телеконференцій для формальних корпоративних комунікацій став звичним навіть для невеликих локальних українських компаній. Співробітники з легкістю орієнтуються у функціях популярних платформ Zoom, Microsoft Teams, Google Meet. Всі знайомі і майже всі дотримуються головних правил сеансу зв'язку - «холдити» мікрофони і вимикати камери. Стандартний онлайн мітинг може організувати навіть молодий стажист. Однак, онлайн заходи не обмежені стандартними можливостями формальних конференцій.

Для Києва і інших міст України існують ризики опинитися в помаранчевій або навіть червоній зоні, коли всі оффлайн заходи будуть поза законом. Багато великих компанії розглядають можливість організації онлайн заходів замість традиційних оффлайн івентів.

У цій статті мова піде про організацію та проведення неординарних і неформальних онлайн івентів, присвячених особливим приводам... Пафосні лончі ​​і презентації, динамічні конференції і навіть веселі новорічні вечірки! Саме, пафосні! Динамічні! Веселі! Головне не упустити технологічні можливості, які подарував світові карантин, додати до них креативу, організаційного досвіду івент агенції, яка займеться організацією онлайн трансляції вашого корпоративного заходу.

Якщо ви ще роздумує чи варто проводити івент онлайн? Давайте зважимо всі «за» і «проти». Плюси неординарних онлайн івентів... По-перше, аудиторія не обмежена одним містом, областю і навіть країною. По-друге, повна незалежність за датою і часом проведення. По-третє, значна економія на оренді локації, ресторані, транспорті і проживанні учасників. Мінус неординарних онлайн, як і традиційних, це відсутність можливості в повній мірі відчути аудиторію. Ще один мінус, властивий традиційним онлайн мітингам, - монотонність і неповороткість. Але в разі правильного івентменеджменту і технічного рішення цей недолік нівелюється.

Новітні технології давно стали доступними, просто сьогодні вони ще й затребуваними. Івент агентство Прищепкін Event-Team спільно з технічними підрядниками розробили власне рішення трансляції з офісу - «1.4.2.2» Тобто одна локація, чотири знімальні точки, дві камери і два ведучих, які перетворюють онлайн захід у невелике інтерактивне телешоу.

Головною локацією може бути офіс компанії або якийсь орендований креативний простір. Кожна з чотирьох знімальних точок виконує свою функцію, передбачену сценарієм. 

На рецепції ведучий вітає учасників, знайомить з регламентом і правилами проведення онлайн заходу, передає слово на наступну точку - конференц-залу, на якій другий ведучий заходу передає мікрофон Шефу Компанії для урочистого звернення до співробітників. На третій точці встановлений комплект світлового та музичного обладнання з ді-джейською стійкою і справжнім граючим діджеєм. Тут невелика група реально присутніх співробітників створює настрій іншим учасників, приймаючи участь в інтерактивах. Зрозуміло, дотримуються всі карантинні правила. І співробітники запрошені з числа цікавих, які вміють говорити. Збір правильних відповідей на запитання вікторини або голосування - в мітинг-чаті та додаткових програмах. Четверта точка - офісний куточок для відпочинку. Ведучий спілкується з гостями і співробітниками на загальні теми, наприклад, про особисті досягнення під час карантину.

На спеціальному відеопульті сигнали з камер збираються в єдиний потік і видаються в онлайн трансляцію обраної платформи.

Дане технічне рішення разом з додатковим декором на локації дозволяють одягнути онлайн захід у концептуальний одяг, від «Венеціанського карнавалу» з його масками до неймовірних креативних рішень - «Тенет: назад - вперед!»

Відмінною рисою неформальних онлайн заходів, наприклад, новорічної корпоративної вечірки, є наявність дрес-коду. Маски, капелюшки, тематичні костюми однозначно прикрасять трансляцію. До того ж «Конкурс на кращий дрес-код» з презентацією образів - прекрасний челлендж в ході підготовки і яскравий інтерактив під час проведення онлайн заходу, що дозволяє включитися в ефір всім співробітникам Компанії.

Повертаючись до технічних питань, відзначимо необхідність проведення репетиції. Все майже як на телебаченні - перевірка камер, мікрофонів. Особливо важливо перевірити трансляцію аудіосигналу відеоконтенту. На деяких платформах звук від відеороликів включається окремо і зробити це треба до початку трансляції.

Не забудьте про розсилку частувань! Звичайну, на фізичну адресу, Новою поштою або кур'єрами. Онлайн онлайном, але звичну для оффлайн заходів їжу і алкоголь не скасує жоден карантин. Можна обійтися переказом грошей для самостійного покупки піци і пляшки вина, але брендовані коробки з корпоративними подарунками і продуманим продовольчим набором буде оцінений вище.